WPS 表格是日常办公最常用的数据处理工具，入门核心就是先认识界面，学会录入数据，掌握基础格式设置，再理解公式与函数的基础用法，最后可以完成简单的数据排序筛选，这套流程学会之后就能独立完成考勤表收支表库存表这类日常表格。很多新手一开始觉得表格复杂，本质是没有分清单元格行号列标工作表这些基础概念，直接上来就想做复杂计算，很容易出错，所以入门阶段优先把基础操作打牢，不要急于学习高级透视表宏这类进阶功能，先保证数据录入规范，格式统一，基础计算不出错，后续再逐步拓展功能，学习成本会低很多。下面按照从基础认知到实操制作的顺序，一步步讲解完整入门操作。

一 WPS 表格基础界面认知

WPS 表格打开之后默认就是空白工作簿，一个工作簿里面可以包含多个工作表，工作表就是大家看到的带网格的页面，每一个小格子叫做单元格，横向是行，左侧数字是行号，纵向是列，顶部字母是列标，单元格的名称就是列标加行号，比如 A1 就是 A 列第一行的单元格。

基础操作清单

1 新建文件，打开 WPS 表格，点击新建，选择空白表格，就得到新的工作簿

2 保存文件，点击左上角保存，选择保存位置，文件类型默认是 et 格式，也可以另存为 xlsx 兼容格式

3 切换工作表，直接点击底部工作表标签，右键标签可以重命名，比如改成考勤表

4 选中单元格，单击选中单个单元格，按住鼠标拖动可以选中一片连续区域，按住 ctrl 可以选中多个不连续区域

二 数据录入与编辑实操

录入是做表格第一步，双击单元格，或者选中单元格之后直接在编辑栏输入内容，按回车确认，回车默认向下移动一格，按 tab 是向右移动一格。

录入要点

1 文本类内容，比如姓名部门备注，直接输入，默认靠左对齐

2 数字类内容，金额数量分数，默认靠右对齐

3 日期输入，推荐使用横杠或者斜杠，比如 20261116 不要直接写，写成 2026-11-16，WPS 表格才能识别成日期格式，后续才能做日期计算

4 快速填充，输入第一个内容之后，单元格右下角有填充柄，鼠标变成黑色十字，向下拖动，就可以自动生成序号，也可以生成等差序列

编辑修改清单

1 修改内容，双击单元格进入编辑状态，或者选中单元格在编辑栏修改

2 删除内容，选中单元格按 delete，只会清除内容，单元格本身保留

3 插入行列，选中行或者列，右键插入，就会在当前位置新增一行或者一列

4 删除行列，选中行列右键删除，单元格会被整体移除，周边单元格自动移位

5 复制粘贴，选中区域 ctrl+c 复制，ctrl+v 粘贴，也可以右键选择性粘贴，只粘贴数值或者格式

三 单元格格式设置

格式设置可以让 WPS 表格更加规范，在开始菜单里面找到格式相关按钮，这是入门必学内容。

常用格式清单

1 字体字号加粗颜色，和文字软件类似，选中单元格之后直接调整

2 对齐方式，水平居中垂直居中，制作表头的时候最常用

3 数字格式，重点，金额可以设置保留两位小数，百分比格式，货币格式

4 边框，新手最容易遗漏，默认网格线只是预览，打印的时候不会显示，必须手动添加单元格边框

5 填充颜色，给表头单元格填充底色，区分标题和数据区域

6 行高列宽，鼠标放在行号中间拖动调整，也可以右键选择行高输入精确数值

实操例子，制作简易收支表表头

第一步选中 A1 到 D1 单元格，点击合并居中，输入月度收支表

第二步第二行输入表头，日期类别收入支出

第三步选中表头区域，设置居中，添加底色，给整个数据区域加上完整边框

四 公式与基础函数入门

公式是 WPS 表格核心能力，所有公式必须以等号开头，这是硬性规则，没有等号 WPS 会当成普通文字。

基础公式例子

=A2+B2 就是把 A2 和 B2 两个单元格数字相加

=C2-D2 就是 C2 减去 D2

基础入门函数清单

公式操作要点

1 输入公式之后按回车计算结果

2 修改公式，选中单元格，点击编辑栏修改

3 填充公式，写好第一个单元格公式之后，拖动填充柄向下，公式会自动相对引用单元格，这是 WPS 表格非常实用的功能

4 相对引用和绝对引用入门理解，加美元符号A$2，拖动填充的时候这个单元格不会变动，入门阶段可以先了解概念，后续再深入练习

五 排序筛选基础操作

当 WPS 表格里面数据变多，就需要排序和筛选，在顶部数据菜单里面。

排序操作

选中完整数据区域，点击排序，设置主要关键字，选择升序或者降序，注意一定要勾选数据包含标题，不然表头也会跟着排序错乱

筛选操作

选中表头行，点击筛选，每一列表头会出现下拉箭头，点开箭头，可以勾选想要显示的数据，隐藏不需要的数据，适合快速查找某一类记录，再次点击筛选就可以取消筛选状态

六 打印基础设置

很多新手做好 WPS 表格之后打印发现内容超出一页，需要在页面布局菜单调整

1 设置纸张大小，一般默认 A4

2 设置页边距，调整上下左右边距

3 设置打印区域，选中需要打印的区域，设置打印区域

4 缩放打印，调整成将工作表调整为一页宽，防止列太多打印分成多页

5 设置打印标题，就是每页都重复打印表头，长表格打印必备

七 入门练习项目推荐

学完上面操作，可以自己完成三个练习巩固 WPS 表格制作能力

练习 1 员工考勤表，录入姓名日期，统计出勤天数，使用 sum 函数

练习 2 个人月度收支表，录入收入支出，自动计算结余，设置货币格式加边框

练习 3 商品库存表，录入商品名称数量单价，计算总金额，练习排序筛选

【常见问题】

问题 1 WPS 表格制作的时候输入数字变成科学计数法怎么办

回答 1 这是 WPS 表格默认数字格式导致，制作长编号身份证号这类内容的时候，提前选中这一列，把单元格数字格式改成文本，再录入内容，就不会自动变成科学计数法。

问题 2 WPS 表格制作完成之后公式拖动填充结果不变是什么原因

回答 2 一般是公式里面使用了绝对引用，单元格前面带 $ 符号，制作表格的时候如果希望公式跟着行号自动变化，要改成相对引用，去掉美元符号再拖动填充柄。

问题 3 WPS 表格制作的时候打印看不到网格线怎么解决

回答 3 WPS 表格默认网格线只在编辑界面显示，打印不会输出，制作表格的时候需要手动选中数据区域，添加单元格边框，打印就可以显示线条。

问题 4 WPS 表格制作新工作表之后，能不能把多个工作表数据合并计算

回答 4 入门阶段可以使用跨工作表引用公式实现，后续进阶可以学习合并计算功能，属于 WPS 表格制作之后的拓展能力，零基础入门可以先掌握单工作表计算。

【免责申明】

本教程为 WPS 表格入门实操教学，不同 WPS 版本菜单名称和按钮位置可能存在细微差异，操作以你本机安装版本为准，教程仅用于学习参考，不涉及商业授权，文件重要内容请定期备份，避免误操作造成数据丢失。